KI im Team: Welche Regeln ihr jetzt braucht

Warum ist KI im Team ein Führungsthema?

Wenn ein Team ein neues Programm bekommt, reicht meist eine Schulung. Bei KI ist das anders. Sie verändert, was als gute Leistung und was als eigene Arbeit gilt, und damit ein Stück Unternehmens­kultur. Wer ein Konzept mit KI in zehn Minuten schreibt, fragt sich vielleicht: «Habe ich Zeit gespart oder es mir zu einfach gemacht? Darf ich einen Text abgeben, den ich nicht selbst formuliert habe? Muss ich sagen, dass ich KI verwendet habe?»

Solange niemand diese Fragen stellt, beantwortet sie jede Person für sich. Die einen nutzen KI im Stillen, weil sie nicht wissen, ob das gern gesehen wird. Die anderen lassen es bleiben, weil sie keinen Fehler machen wollen. Beides hat mit psycho­logischer Sicherheit zu tun: Wer nicht weiss, wie das Team reagiert, fragt lieber nicht.

Kein Tool nimmt dem Team diese Fragen ab. Die Führung muss dafür nicht die beste KI-Anwenderin im Team sein. Aber sie muss dafür sorgen, dass darüber gesprochen wird, was gilt.

In unseren KI-Trainings sitzen oft Menschen, die KI regelmässig nutzen, neben anderen, die sie noch nie ausprobiert haben. Auch in einem Team liegen die Erfahrungen oft weit auseinander. Umso wichtiger ist es, dass alle dieselben Regeln kennen.

KI-Regeln für Mit­arbeitende: Was eine Team­vereinbarung klärt

Welche Tools freigegeben sind und welche Daten nie in ein KI-Tool gehören, legt die Geschäfts­leitung für die ganze Firma fest. In einem KMU geschieht das oft zusammen mit dem externen IT-Partner, mit HR und mit der Person, die für den Datenschutz zuständig ist. Klärt dabei auch, ob private Konten bei KI-Tools für die Arbeit erlaubt sind. Jedes Team ergänzt diese Vorgaben mit einer kurzen Vereinbarung, die zu seiner Arbeit passt. Die Vereinbarung kann die Vorgaben enger fassen, aber nicht erweitern. Sie hat auf einer Seite Platz, entsteht gemeinsam im Team und beantwortet vier Fragen:

1. 1. Wofür nutzen wir KI, und wofür nicht? Ein Team kann etwa festhalten, dass es KI für Entwürfe, Zusammenfassungen und Übersetzungen nutzt, aber nicht für Beurteilungen von Mit­arbeitenden oder heikle Antworten an Kundinnen und Kunden.
2. 2. Was gilt bei uns für Aufnahmen und Kundendaten? Wer eine Sitzung oder ein Kundengespräch aufnehmen will, braucht vorher die Einwilligung aller Beteiligten. Sonst verstösst die Aufnahme gegen das Strafgesetzbuch, wie der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte festhält. Klärt deshalb, ob ihr Sitzungen aufnehmt, mit welchem Tool ihr sie zusammenfasst und wann ihr die Aufnahme löscht. Fragt vor dem Start und sagt dabei, was mit der Aufnahme geschieht, zum Beispiel so: «Ist es für Sie in Ordnung, wenn ich das Gespräch aufnehme und mit unserem KI-Tool ein Protokoll daraus erstelle? Ich lösche die Aufnahme, sobald das Protokoll fertig ist.» Fragt auch, wenn ein Tool das Gespräch nur mitschreibt, denn auch dann landet das Gesagte im Tool.
3. 3. Wer prüft, was die KI liefert? KI macht Fehler und klingt dabei überzeugend. Wer einen Text, eine Zahl oder eine Zusammenfassung weitergibt, bleibt dafür verant­wortlich.
4. 4. Wie lernen wir voneinander? Wer etwas Nützliches entdeckt, zeigt es den anderen. Ein fester Platz im Team­meeting kann dafür reichen.

So kann eine Team­vereinbarung zu KI zum Beispiel aussehen:

• Wir nutzen KI für Entwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen und Recherchen. Beurteilungen von Mit­arbeitenden und heikle Antworten an Kundinnen und Kunden schreiben wir selbst.
• Wir verwenden nur die Tools, die unsere Firma freigegeben hat, und keine privaten Konten. Personen­daten und vertrauliche Kundendaten geben wir nur dort ein, wo es ausdrücklich erlaubt ist.
• Gespräche nehmen wir nur auf, wenn alle Beteiligten vorher zugestimmt haben und wissen, welches Tool wir dafür nutzen. Die Aufnahme löschen wir auch im Tool, sobald das Protokoll steht.
• Was die KI liefert, prüfen wir, bevor wir es weitergeben. Verant­wortlich bleibt, wer es weitergibt.
• Alle zwei Wochen zeigen wir uns im Team­meeting während zehn Minuten, was funktioniert hat und was nicht.
• Nach drei Monaten schauen wir die Vereinbarung gemeinsam an und passen sie an.

Passt die Sätze an eure Arbeit an. Wichtig ist, dass das Team sie selbst formuliert. Wie eine Team­vereinbarung allgemein entsteht, beschreiben wir im Impuls zur Team­entwicklung.

Wie führt ihr KI im Team ein, ohne es zu überfordern?

Wir empfehlen ein Vorgehen in kleinen Schritten über einige Wochen:

1. 1. Mit der Führung beginnen. Zuerst legt die Geschäfts­leitung fest, welche Tools erlaubt und welche Daten tabu sind. Die Teamleitung überlegt, was sie vom Team erwartet, und fragt mit einer kurzen Umfrage, wofür das Team KI heute schon nutzt.
2. 2. An echten Aufgaben üben. Statt allgemeiner Vorführungen arbeitet das Team an eigenen Aufgaben: an einer Offerte, an einem Servicerapport, an der Übersetzung einer Bedienungsanleitung. Wer KI schon regelmässig nutzt, zeigt den anderen, wie er oder sie dabei vorgeht.
3. 3. Die Vereinbarung festhalten. Was das Team beim Üben lernt, fliesst in die Team­vereinbarung.
4. 4. Nach einigen Wochen nachschauen. Was nutzen wir tatsächlich? Wo hat es Zeit gespart, wenn wir das Prüfen und Nachbessern mitrechnen? Wo gab es Probleme? Wiederholt die Umfrage vom Anfang. So seht ihr, was sich verändert hat.

Wann lohnt sich Unter­stützung von aussen?

Unter­stützung von aussen hilft vor allem dann, wenn

• die Meinungen im Team weit auseinandergehen, zwischen Begeisterung und Ablehnung,
• die Führung selbst unsicher ist, was sie erlauben soll,
• mehrere Teams oder Standorte eine gemeinsame Linie brauchen,
• nach einer ersten Schulung im Alltag kaum etwas angekommen ist.

Wir helfen dem Team, gemeinsame Regeln zu finden und an den eigenen Aufgaben zu üben. Mit der Führung klären wir, wie sie die Einführung begleitet. Welche Tools und Datenverarbeitungen erlaubt sind, entscheiden weiterhin eure Geschäfts­leitung, eure IT und die Person, die bei euch für den Datenschutz zuständig ist. Für technische Fragen ziehen wir bei Bedarf Joël Lachat bei, den Digitalisierungs­experten aus unserem erweiterten Team.

Ein Impuls für den Start mit KI

Bringt diese drei Fragen ins nächste Team­meeting. Zehn Minuten reichen für den Anfang:

1. 1. Wofür nutzen Leute in unserem Team KI heute schon, und wissen das alle?
2. 2. Welche Daten dürfen bei uns auf keinen Fall in ein KI-Tool, und ist das allen klar?
3. 3. Welche Aufgabe könnten wir in den nächsten zwei Wochen gemeinsam mit KI ausprobieren?

Haltet eure Antworten auf einer Seite fest. Daraus kann der erste Entwurf eurer Team­vereinbarung werden.